Cobranza a clientes
1.3.1Toda la cobranza de la empresa se registra desde esta pantalla. Desde acá entran el efectivo, los cheques de terceros, las transferencias, las tarjetas y las retenciones sufridas, y desde acá se cancelan o acreditan los saldos de la cuenta corriente del cliente.
La operación tiene dos momentos
Es fundamental tener clara esta distinción:
- Registrar lo que recibiste: Cargás los valores que te entregó el cliente y emitís el Recibo. La cuenta corriente se acredita de inmediato.
- Aplicar lo recibido: Le indicás al sistema qué facturas o notas de débito pendientes cancela este recibo.
Los dos pasos son independientes: podés ingresar los valores y dejar la aplicación para más adelante. Eso constituye un pago a cuenta, ideal cuando el cliente pagó un anticipo o aún no definió qué comprobantes está cancelando.
Paso 1 · Buscar el cliente
Al ingresar, Sole abre automáticamente la búsqueda de clientes. Si la cerrás, podés volver a abrirla con el botón de la Lupa o presionando Enter.
Paso 2 · La cabecera del recibo
- Fecha de cobranza: Propone la fecha del día y podés modificarla.
- Cotización del dólar: Propone la configurada en el sistema. Es el tipo de cambio que se aplicará para convertir los valores de la operación.
- Detalle: Es un campo de texto libre muy importante.
Escribí siempre una referencia clara en Detalle. Este texto es el que vas a ver en la columna de detalle de la cuenta corriente del cliente. Cuando con el tiempo necesites rastrear el origen de un pago, va a ser la referencia más rápida para identificarlo.
Con Enter pasás a la carga de valores.
Paso 3 · Cargar los valores recibidos
El cursor se posiciona primero en efectivo en pesos. Ingresás el total en moneda local o en moneda de referencia (dólares): estos importes incrementan directamente el saldo de la caja correspondiente.
Para el resto de los instrumentos de cobro, usá el botón [ + ] (o la opción correspondiente a la derecha de cada tipo de valor):
| Tipo de valor | Cómo se carga |
|---|---|
| Cheques de terceros | Uno o varios cheques, indicando banco, número, fecha de emisión, vencimiento e importe. |
| Documentos de terceros | Uno o varios pagarés o documentos a cobrar. |
| Tarjetas de crédito / débito | Cupones de tarjeta, lote y cantidad de cuotas. |
| Depósitos / Transferencias | Depósitos directos efectuados por el cliente en tus cuentas bancarias. |
| Retenciones sufridas | Certificados de retención de Ganancias, IVA, Ingresos Brutos o SUSS. Podés cargar varias retenciones en la misma cobranza. |
Cargá las retenciones en este momento. Las retenciones sufridas se ingresan únicamente durante la confección del recibo. Si cerrás la cobranza sin cargarlas, no podrás incorporarlas después y la diferencia quedará como deuda pendiente del cliente.
Al finalizar la carga de valores, el botón de confirmación suma el total al recuadro de Detalles de créditos listos para aplicar.
Impacto en la cuenta corriente
El recibo acredita la cuenta corriente totalizando los valores ingresados. Sin embargo, si en SoleConf › Configuración › General (solapa Comercial, campo Cobranza) tenés configurada la Cobranza detallada, cada cheque diferido genera además su propio registro según su fecha de cobro/vencimiento.
- Cobranza total: El crédito disponible del cliente se libera en el momento en que entrega los valores.
- Cobranza detallada: El cliente recupera límite de crédito a medida que cada cheque se va acreditando en sus respectivas fechas de vencimiento.
Paso 4 · Emitir el recibo
Al confirmar el ingreso de valores se genera el número oficial de recibo. Podés imprimirlo en el momento o consultarlo/reimprimirlo posteriormente desde Informes › Fondos › Recibos y órdenes de pago.
Si la operación es un pago a cuenta, el trámite concluye acá. Si vas a cancelar facturas, continuás con la aplicación.
Paso 5 · Aplicar la cobranza
Aplicar consiste en vincular el crédito generado por el recibo con los débitos pendientes del cliente. Disponés de dos modalidades:
Aplicación automática
El botón de Aplicación automática toma los débitos más antiguos del cliente y les aplica el importe cobrado de forma correlativa, sin necesidad de seleccionarlos uno a uno. Es el método más rápido cuando se cancela saldo histórico.
Aplicación manual
Utilizala cuando el cliente cancela comprobantes puntuales o realiza pagos parciales:
- Ingresá a la solapa Aplicaciones y presioná Agregar.
- Seleccioná el crédito (el recibo o valor recién ingresado) haciendo clic sobre la fila (se resalta con una marca a la izquierda).
- Avanzá con el botón de Flecha derecha.
- Seleccioná el débito (la factura, nota de débito o saldo pendiente) que vas a cancelar.
- Avanzá nuevamente con la flecha derecha.
- En la pantalla de confirmación verás el Valor original y el Saldo pendiente. Podés aceptar el importe propuesto o escribir un monto menor para imputación parcial.
- Presioná Aceptar para registrar la aplicación. Podés repetir el proceso con otras facturas mientras quede crédito disponible.
Cobranzas y aplicaciones multimoneda
La aplicación se calcula en la moneda del débito. Si el pago se recibió en dólares y la factura está en pesos (o viceversa), Sole realiza la conversión automática según la cotización ingresada en la cabecera.
Cancelar o deshacer
- Dentro de la solapa Aplicaciones: El botón Cancelar anula únicamente las aplicaciones seleccionadas en esa pantalla, dejando intactos los valores cobrados.
- En la pantalla principal: El botón Cancelar antes de confirmar el recibo cancela toda la operación en curso (no guarda valores ni genera recibo).
- Recibos ya emitidos: Si necesitás anular un recibo ya confirmado, se realiza desde Fondos › Egresos › Anular cobranzas de clientes.