General

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Es la pantalla que más define cómo se comporta Sole en el día a día. Está dividida en solapas; abajo va cada una con lo que hace y con lo que pasa si la dejás mal.

Fechas importantes

Controlar datos de emisión de cheques. Con esto activado, Sole no deja emitir un cheque hasta que estén completos todos sus datos. Conviene tenerlo activado: un cheque cargado a medias aparece después en la conciliación sin forma de identificarlo.

Límite para ingreso de operaciones. Es una fecha de cierre: no se pueden cargar operaciones anteriores a ella. Se usa para proteger los períodos ya declarados en el Libro de IVA. Después de presentar un período, poné acá su fecha de cierre y nadie va a poder modificarlo por error.

Última entrada al sistema. La fecha en que operó por última vez cualquier terminal. Es informativo, no se edita.

Días laborables. Los días en que trabaja la empresa. Se usan en dos lugares distintos:

  • Administración: para calcular el clearing de los cheques, o sea la fecha en que un cheque queda efectivamente acreditado.
  • Producción: para calcular la fecha de finalización de las órdenes de fabricación.

Si están mal, las fechas de acreditación y las de entrega de producción van a salir corridas.

Stock

Permite stock negativo. Define si Sole deja emitir comprobantes de venta que descuenten stock aunque la existencia sea cero o negativa.

Con esta opción activada, el sistema no permite trabajar con productos que tengan tabla de componentes. Son excluyentes: o permitís vender sin existencias, o fabricás con tabla de componentes.

Tabla de componentes. Define si el sistema trabaja con productos compuestos, ajustando el stock de los artículos que los forman.

Descuenta componentes. Cuando sale un producto compuesto y no hay existencias de él fabricadas, indica si se descuentan los artículos que lo componen.

El descuento se hace sólo sobre el primer nivel de composición. Si un artículo compuesto está formado por otros artículos compuestos, al faltar el primero se descuentan los del segundo nivel; si tampoco hay de esos, el sistema avisa que no hay existencias, igual que con un artículo simple. No baja más niveles.

Preguntar si descuenta. Con el descuento de componentes activado, define si el sistema pide confirmación al usuario o lo hace directamente.

Permite elegir depósito. Si tenés más de un depósito, permite elegir en cada operación sobre cuál se mueve el stock. Si preferís que no pregunte cada vez, dejalo desactivado y definí el depósito por defecto.

Valorización por depósito. Un porcentaje por cada uno de los seis depósitos, que afecta el cálculo del inventario valorizado de Sole. Sirve para reflejar que la misma mercadería tiene distinto costo según dónde esté.

Hay un botón que calcula el promedio ponderado del costo de nacionalización de los productos cuyas órdenes de compra son del exterior, para poder incluirlo en el coeficiente del depósito. Para que ese cálculo tenga con qué trabajar, al emitir órdenes de compra al exterior hay que cargar el porcentaje de costo de nacionalización.

Depósito por defecto. Cuál de los seis depósitos se usa cuando la operación no pregunta.

Lista de venta calculada sobre. Sobre qué base arma Sole las listas de precios de venta: el precio base del artículo o el último precio neto de compra. Es una decisión de fondo: cambiarla recalcula todas las listas.

Comercial

Lo que se define acá afecta tanto a las fichas de clientes como a las de proveedores, en lo referido a cuentas corrientes.

Aplica límite de crédito. Hace que Sole verifique el límite de crédito del cliente en cada operación comercial.

Sumar cheques pendientes al saldo para límite de crédito. Define si los créditos pendientes se suman a la deuda del cliente al calcular cuánto crédito le queda:

sin tildar   crédito disponible = límite − saldo de cuenta corriente
tildado      crédito disponible = límite − (saldo de cuenta corriente + créditos pendientes)

Los créditos pendientes son los valores que el cliente ya entregó pero que todavía no vencieron: en la práctica, cheques que están en cartera y aún no se acreditaron. Es el mismo importe que muestra la situación financiera bajo ese nombre.

Hasta ahora el sistema los informaba pero no los tenía en cuenta para el límite: figuraban en la situación financiera y ahí quedaban. Esta opción es la que permite incluirlos en el cálculo.

La diferencia entre las dos posturas es de criterio:

  • Sin tildar —como venía funcionando—, el cliente descarga su deuda en el momento en que entrega el cheque. Puede seguir comprando aunque ese cheque todavía no se haya cobrado.
  • Tildado, el valor sigue contando como deuda hasta que se acredita. Es el criterio prudente: si el cheque rebota, la empresa no quedó expuesta por haberle seguido vendiendo.

Sólo cambia el cálculo del crédito disponible; para que ese cálculo frene algo tiene que estar activo Aplica límite de crédito.

Viene desactivada. Actualizar el sistema no cambia por sí solo cómo se controla el límite: sigue comparando contra el saldo de cuenta corriente, como antes. Si querés el criterio nuevo, hay que tildarla.

Se ve reflejado en la facturación —es el importe contra el que se compara al emitir un comprobante en cuenta corriente— y en la situación financiera del cliente o del proveedor, en el renglón Saldo del crédito.

Solicitar aprobación al exceder el límite. Qué hace el sistema cuando la factura supera el límite:

  1. No pedir aprobación.
  2. Solicitar aprobación: un supervisor de ventas o un administrador ingresa su clave en la misma terminal.
  3. Solicitar aprobación remota: el pedido se envía a un supervisor disponible. Ver Aprobación remota de documentos, más abajo en esta misma pantalla.

Verificar saldo exigible al aprobar. Muestra la deuda exigible del cliente al facturarle, con cuatro comportamientos posibles:

  • Informa el monto y deja seguir.
  • Informa y, si hay deuda, bloquea la operación.
  • Informa y, si hay deuda, pide clave de supervisor para seguir.
  • Informa y, si hay deuda, pide autorización remota de un supervisor.

Incluye IVA en listas de precios. Si los precios de las listas de venta ya tienen el IVA adentro o son netos. Equivocarse acá hace que toda la facturación salga con el IVA de más o de menos.

Cobranza detallada o total. Cómo se muestran los datos de las cobranzas.

Cotización del dólar. El valor para operar en doble moneda. Afecta sólo a ventas, pagos y cobros: en los comprobantes de compra la cotización se indica en cada uno. Se ve al facturar en dólares y en los informes unificados en una sola moneda, como el Libro de IVA Ventas.

Dígitos de redondeo. Con cuántos decimales trabaja el sistema, hasta 3.

Liberar descuentos por artículos. Permite modificar el descuento del artículo salteando la configuración del cliente, tomando como base el descuento ya configurado y como límite el del artículo.

Posición de IVA

  • Posición «A»: si está tildado, a las listas de venta se les descuenta el 1,21 para obtener el precio neto. Si no lo está, el precio de la lista ya es neto.
  • Posición «B»: el precio de la lista es siempre neto, esté tildado o no.

Cambia listas de precios en la emisión. Si se autoriza a cambiar la lista de precios mientras se emite el comprobante.

Mostrar las últimas ventas / compras. Cuántos registros de fecha y hora de operación por terminal se conservan. Pasado ese número, el sistema depura el exceso solo.

Comisiones a vendedores. Sobre qué se calculan: sobre las ventas, sobre lo cobrado, sobre la recepción de valores, o no se liquidan.

Plan de abastecimiento

Define qué tiene en cuenta el sistema al proponer qué comprar. Cada casilla suma o resta un dato al cálculo: existencias, stock mínimo, órdenes de compra pendientes, pedidos pendientes y compra mínima.

Plan de producción

Toma, en este orden:

  1. Materia prima solicitada por el requerimiento del plan de producción.
  2. Stock mínimo.
  3. Existencias en los depósitos seleccionados.
  4. Órdenes de compra pendientes.
  5. Pedidos pendientes.
  6. Compra mínima.

Y calcula:

(a) = (1) - (3)      si da negativo, cero
(b) = (2) + (a)      si da negativo, cero
(c) = (b) - (4)      si da negativo, cero
(d) = (c) + (5)
(e) = el mayor entre (d) y (6)

Propuesta de compra

Toma los pedidos pendientes de cada artículo no compuesto (1), las existencias en los depósitos seleccionados (2), las órdenes de compra pendientes (3) y el stock mínimo o máximo según lo que hayas elegido (4):

(a) = (2) - (1) + (3)
si (a) es menor que (4)  ->  hay que comprar (4) - (a)
si no                    ->  no hay nada que comprar

Aprobación remota de documentos

Tiempo de espera de aprobación. Cuánto espera el sistema a que el supervisor vea el pedido.

Considerar aprobada si el tiempo expira. Qué pasa cuando ese tiempo se cumple sin respuesta: si está activado se aprueba, si no se rechaza. Pensalo bien: activado, una demora del supervisor equivale a un sí.

Tiempo para verificar si hay solicitudes. Cada cuánto la terminal del supervisor consulta si hay pedidos pendientes.

Otras configuraciones

Imprimir en calidad. Si los comprobantes salen por defecto en calidad o no.

Exportar archivos en terminales remotas. Si las terminales remotas pueden exportar a Excel, HTML o texto. Desactivado, el icono de exportar aparece gris en el cuadro de impresión.

Advertir sobre cliente en ventas. Muestra un mensaje al emitir un comprobante de venta a clientes de una clasificación determinada —o a todos—. Se configuran la clasificación y el texto; el mensaje que ve el usuario combina las dos cosas.

Esto sólo advierte: no bloquea la emisión. Si necesitás bloquear, usá el límite de crédito o la verificación de saldo exigible.

Habilitar sonido con advertencia roja. Hace sonar un aviso cada vez que el sistema muestra una advertencia importante.

Aplicar TNA en plazos en ventas. Aplica una Tasa Nominal Anual en los comprobantes de venta. El porcentaje definido viene propuesto y se puede cambiar al cargar los plazos de pago.

Cuenta de correo saliente

La cuenta desde la que Sole envía correo. Hay que completar:

  • Servidor de correo saliente (SMTP)
  • Puerto
  • Dirección de correo electrónico
  • Nombre de usuario
  • Contraseña
  • Si requiere autenticación
  • Si requiere cifrado SSL

Si estos datos están mal, el sistema no avisa al configurarlos: el error aparece recién cuando alguien intenta enviar un comprobante por correo. Después de cargarlos, probá un envío.