Clientes
Antes de cargar el primer cliente conviene tomar dos decisiones de configuración. No son opcionales: cambian cómo Sole lleva la cuenta corriente, y cambiarlas después de haber operado deja los saldos históricos armados con un criterio y los nuevos con otro.
Las dos decisiones de fondo
Ambas están en SoleConf › Configuración › General.
Cobranza detallada o total
Cuando cobrás con valores a plazo (cheques, tarjetas), Sole puede registrarlo de dos formas:
- Detallada. Genera un movimiento por cada fecha de acreditación. El límite de crédito del cliente se libera recién cuando cada valor se acredita.
- Total. Genera un solo movimiento con la fecha en que recibiste los valores. El crédito se libera de una vez, al recibirlos.
La diferencia importa si controlás límite de crédito. Con cobranza total, un cliente que te paga con cheques a 90 días te libera el crédito hoy; con detallada, lo libera cuando el cheque se acredita. Si trabajás con clientes al límite de su crédito, la detallada es la que refleja la realidad.
Aplicación de pagos
Define si lo que cobrás se descuenta del saldo general de la cuenta corriente o si lo aplicás a comprobantes concretos.
Aplicar a comprobantes es más trabajo en cada cobranza, pero es lo que te permite saber después qué factura quedó impaga y desde cuándo. Si sólo mirás el saldo total, elegí saldo general.
Formas de cobro contado y medios habilitados
Definí con qué valores cobrás al contado en SoleConf › Configuración › Comprobantes. Además, en la solapa Datos comerciales de cada cliente podés habilitar específicamente con qué medios de pago puede operar (efectivo, cheques diferidos, e-cheqs, tarjetas, etc.).
Qué cargar en la ficha de cada cliente
Además de los datos comerciales, hay cosas que conviene no saltear:
CUIT y posición frente al IVA. Sin esto Sole no te deja facturar.
Saldo inicial. Es lo que el cliente te debía antes de empezar a usar Sole. Podés cargarlo directamente con el botón Saldo Inicial en la solapa Datos comerciales de la ficha del cliente, o hacerlo en bloque desde SoleConf › Auditoría › Ajuste de Datos.
Plazos de pago. Son las fechas de vencimiento con las que trabaja ese cliente. Al emitir una factura, Sole la divide en importes iguales, uno por cada vencimiento. Lo que cargues acá es la propuesta por defecto: al emitir el comprobante siempre podés cambiarla.
Límite de crédito. Cuando el cliente lo supera, Sole avisa. Que además lo frene o lo deje seguir es configurable.
Bloquear una cuenta corriente
Desde la solapa Datos comerciales podés marcar el tilde de Bloqueo. Mientras esté bloqueada la cuenta no se le puede remitir mercadería ni facturar. Se desbloquea desde la misma opción.
Es distinto del límite de crédito: el límite avisa, el bloqueo impide.
Qué mueve la cuenta corriente
Sólo cuatro comprobantes generan movimiento:
- Factura
- Factura-remito (además descarga stock)
- Nota de crédito
- Nota de débito
El remito solo, el presupuesto y el pedido no mueven la cuenta corriente.
Cómo se cobra
La cobranza se hace desde Fondos › Ingresos › Cobranza a clientes, y tiene dos momentos:
- Registrás lo que recibiste: efectivo en pesos o dólares, cheques, documentos, tarjetas o depósito bancario. Si el cliente te hizo retenciones de Ganancias, Ingresos Brutos o IVA, cargalas acá mismo — después no hay dónde.
- Aplicás lo cobrado a las facturas pendientes. Podés aplicar importes totales o parciales. La única condición es que lo aplicado no supere lo cobrado.
No estás obligado a aplicar todo en el momento. Podés dejar un pago a cuenta y aplicarlo más adelante desde las opciones de la ficha del cliente.
El formato del recibo y su numeración inicial se definen en SoleConf › Configuración › Comprobantes.