Fichas de clientes

La ficha es todo lo que Sole sabe de un cliente: sus datos fiscales, con qué lista de precios se le factura, cuánto crédito tiene, las formas de pago habilitadas y el historial de lo que hablaste con él. Está dividida en seis solapas.

Cómo se edita

Sole no te deja escribir sobre la ficha directamente. Primero apretás Editar, hacés los cambios y después Confirmar. Por eso, cuando entrás a una ficha, la mayoría de los botones se ven en gris claro: están deshabilitados hasta que entres en modo edición.

Mientras editás siempre podés cancelar: Sole devuelve la ficha exactamente al estado en que estaba antes de tu primera modificación.

Para eliminar un cliente su saldo tiene que ser cero. Si debe algo, Sole no lo borra.

Si dos personas editan la misma ficha

Gana el primero que confirma. Al segundo le aparece un aviso de que otro usuario modificó la ficha, Sole recarga los datos actualizados y hay que volver a ingresar los cambios. No se pierden datos, pero sí el tipeo, así que en fichas que se tocan mucho conviene editar y confirmar rápido en lugar de dejar la ficha abierta.

Cabecera y accesos rápidos

En la parte superior de la ficha se visualizan los datos identificatorios clave y un conjunto de accesos directos:

• Código: cuatro caracteres alfanuméricos definidos por vos. Sole verifica que no se repita.
• Denominación: Razón Social o Nombre del cliente.
• C.U.I.T.: número de CUIT o DNI.
• Posición I.V.A.: Responsable Inscripto, Monotributo, Consumidor Final, Exento, etc.
• Liberado: porcentaje de liberación/exención de IVA si corresponde por régimen especial.
• Cuenta bloqueada: cartel de advertencia en rojo cuando el cliente está bloqueado para operar.

Botones superiores:

• Últimos movimientos: abre el resumen de los comprobantes recientes del cliente.
• Pedidos pendientes: lista de pedidos tomados que aún no se entregaron ni facturaron.
• Lista de Precios: abre la lista de precios asignada al cliente.
• Calculadora y Calendario: herramientas auxiliares rápidas.
• Llamar: botón directo para discado o registro de contacto telefónico.

Dar de alta un cliente

Apretá Nuevo. El cursor queda en Información general, esperando el código.

Cuatro datos son obligatorios para emitir comprobantes y llevar la cuenta corriente:

• Posición frente al IVA
• Número de CUIT
• IVA liberado
• Situación de Ingresos Brutos / Jurisdicción

El resto de las solapas podés completarlas en el momento o más adelante editando la ficha. Al terminar, Aceptar y confirmar.

Buscar un cliente

Con el botón de la lupa, al pie. Podés buscar por código, razón social o parte de ella, dirección, teléfono o CUIT. Si hay un solo cliente que coincide, Sole abre su ficha directamente.

Una vez adentro, las flechas del pie te mueven al cliente siguiente o anterior como en un fichero, y el botón Orden cambia el criterio con que están ordenados.

Solapa Información general

Concentra la localización, el contacto y el encuadre fiscal:

• Dirección principal: calle, número, localidad, código postal, provincia y país. Al lado de cada combo tenés botones para dar de alta localidades, provincias o países sin salir de la ficha.
• Dirección alternativa: podés registrar un segundo domicilio con su propia localidad y provincia (por ejemplo, depósito de entrega u otra sucursal).
• Direcciones adicionales: el botón abre una grilla para cargar todos los puntos de entrega complementarios que necesites.
• Teléfonos, Fax y E-mail: datos de contacto. El botón de e-mail abre directamente tu cliente de correo.
• Web: página web del cliente con botón de hipervínculo directo para abrirla en el navegador.
• Ingresos Brutos: provincial de retenciones y percepciones (ARBA, AGIP, etc.).
  • Situación IB / Código IB / Jurisdicción: tratamiento ante el impuesto provincial.
  • Exento IB: tilde para clientes exentos.
  • Ver porcentajes: consulta las alícuotas vigentes del cliente en el padrón
• Etiquetas: marcás si se imprimen etiquetas postales y cuál de los dos domicilios se toma.
• Observaciones: comentarios generales visibles en la solapa.

Solapa Datos comerciales

Define las condiciones comerciales, crediticias y de facturación:

Descuentos por artículo y bonificaciones no son lo mismo

• Los descuentos por artículo modifican el precio unitario de cada renglón. Salen de cruzar el nivel de descuento del cliente con los descuentos A, B y C cargados en cada ficha de stock, y se aplican sobre la lista de precios elegida.
• Las bonificaciones se aplican sobre el subtotal y se ven al pie del comprobante.

Crédito y bloqueo

• Límite de crédito: importe máximo financiable en cuenta corriente. Al superarse, Sole avisa al facturar (y frena la venta si así está configurado en SoleConf).
• Bloqueo: impide cualquier operación comercial con el cliente mientras esté marcado.
• Situación financiera: resumen ejecutivo de saldo actual, exigible, saldo de crédito disponible y cheques pendientes de acreditación.
• Cta. Cte.: detalle histórico de movimientos y comprobantes aplicados.

Contactos

Podés registrar hasta cuatro personas de contacto clasificadas por función: Responsable, Compras, Administración y Otro, indicando Nombre, Posición/Cargo y dirección de correo electrónico individual.

Solapa Listado

Es la herramienta central de búsqueda, filtrado y seguimiento comercial:

• Muestra la lista de clientes con su situación, código, nombre, fecha de volver y contacto.
• La fecha de volver a comunicarse se resalta en colores según el estado (pendiente hoy, vencida o futura).
• Con clic derecho sobre un cliente podés Ocultarlo temporalmente de la grilla.
• Integración con Eventos: incluye buscador de casos de mesa de ayuda, contador total, filtro para ocultar finalizados y acceso a la base de conocimientos (KB).

Solapa Anotador

Bloc de notas libres en formato enriquecido (RTF) con barra de formato propia: permite cambiar tipografía, tamaño de letra, negrita, cursiva, viñetas y alineación. Ideal para registrar pautas de entrega, horarios de recepción o acuerdos informales.

Solapa Marketing

Para el seguimiento comercial y prospección:

• Fecha de origen y última modificación: registradas automáticamente por Sole.
• Fecha para volver a comunicarse: fecha de próximo contacto que alimenta la columna de colores del Listado.
• Rubro, tamaño y situación de la empresa: tablas de categorización comercial.
• Vendedor: vendedor asignado al cliente.
• Recibió información: tilde de control para envíos de catálogos o propuestas.
• Observaciones de marketing: texto que se imprime en los informes del módulo.
• Ver presupuestos: abre la consulta y seguimiento de cotizaciones emitidas al cliente filtradas por estado (pendiente, aprobado, rechazado).

Solapa Eventos

Módulo de Mesa de Ayuda y CRM para el seguimiento de reclamos, consultas y gestiones:

• Abrir un caso: registra Asunto, Prioridad (Alta, Media, Baja), Contacto, Vencimiento, Aviso, Propietario asignado y campos auxiliares (Dato 1 y Dato 2).
• Historial: acumula las intervenciones, respuestas y delegaciones entre usuarios.
• Acciones: editar caso, delegar, autodelegar, finalizar, reabrir, imprimir y enviar por mail al cliente.